会社設立 許認可

バーチャルオフィスで会社設立登記はできるか?注意点は?

近年、リーモートワークの普及により、「仕事をする為の事務所」の必要性が薄れ、パソコン1つで起業できるケースが増加してきています。「起業をしよう!」と思ったら、必要な書類などを準備して会社設立登記を行いますが、その際に欠かせないのが登記住所。オフィスを構える場合にはその住所を記入することになりますが、オフィスを持たずに起業する場合、一つには自宅をオフィスとして住所登記する事もできますが、取引上必要な住所や電話番号だけをレンタルする「バーチャルオフィス」を利用するという方法もあります。
今回は、バーチャルオフィスとはどのようなものなのか、利用する際のメリットやデメリット、注意点は何かということを解説していきます。

バーチャルオフィスとは

まずはバーチャルオフィスとは何かについて説明します。バーチャルオフィスはその名の通り、「バーチャル(仮想)のオフィス(事務所)」を指します。つまり作業場所を提供してくれるレンタルオフィスやコワーキングスペースのような物理的な事務所とは異なり、住所や電話番号といった「情報のみをレンタルできるサービス」です。
バーチャルオフィスの主な提供サービスには以下のようなものがあります。無料・有料などはバーチャルオフィスによって違いがあるので注意してください。

私書箱

メールやSNSなど、連絡やデータのやり取りについてもインターネットを利用することが多くなっている現代ですが、行政からの連絡などは未だ紙媒体がメインであり、郵便物が届くことも少なくありません。
税金や保険など、会社経営に関わる重要な書類は、すべて登記住所、つまりバーチャルオフィスに届きます。バーチャルオフィスの多くは私書箱サービスを提供しており、こういった郵便物を自宅など希望の場所へと転送してくれます。
ただしバーチャルオフィスによって、受け取ってくれるものに制限があったり、転送の頻度や価格に違いがあったりするので、契約の際にはよく内容を確認しましょう。

電話受付

上記の私書箱と同様に、役所関係の連絡は登記された電話番号にかかってきます。また、会社間で連絡を取る際には、固定電話でのやり取りが必要なケースも出てきます。そういった場合に、電話受付や転送をしてくれるのも、バーチャルオフィスのメインのサービスの1つです。

表札

バーチャルオフィスの住所は複数の会社が共有しますので、会社名以外の住所表記はバーチャルオフィスを利用する他社と全く同じ住所になります。
そこで、バーチャルオフィスのエントランス部分や受付に表札(社名プレート)の設置を可能としているところも存在します。表札は郵便物などが間違いなく届くというメリットがあるだけでなく、オフィスの実態の有無を懸念されてしまうような場合に、自身の会社がここにあるという証明にもなります。

バーチャルオフィスでも登記は可能?

バーチャルオフィスの住所を、会社設立登記に利用することは、もちろん可能です。ただし、同一住所には同じ会社名の会社を設立することができないため、設立登記前に類似商号が無いか調査をする必要があります。
また、業種によっては事務所としての占有スペースがあることが必須とされているものもあります。例えば宅地建物取引業や有料職業紹介事業などは、バーチャルオフィスを利用した開業はできません。その他にも、法人登記はできるが申請の許可がおりないというケースもあるので、事前に調べたり、司法書士などプロに相談し、登記可能な業種かどうかを確認しましょう。

バーチャルオフィスで会社設立登記をするメリット・デメリット

会社設立登記はバーチャルオフィスでも可能だということがわかりましたが、バーチャルオフィスを利用して会社設立登記を行うメリットやデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

メリット

バーチャルオフィスを利用するメリットは、以下の3点です。

コストを大幅にカットできる
通常のオフィスを借りるのと比べて、バーチャルオフィスの場合は初期費用やランニングコストを大きく抑えることができます。また、オフィスを新規で借りる際には入居審査・電話や通信回線の開通工事、家具の購入など、準備にはお金だけでなく時間も多くかかりますが、バーチャルオフィスではこういった手続きが必要ないので、スピーディーで低価格な起業を実現します。
自宅などの住所を公開しなくてよい
インターネットの発達やクラウドサービスの発展により、物理的なオフィスを持たずに自宅で起業する人が増えていると思います。しかし、法人登記した情報は一般にも公開されるため、自宅の住所・電話番号などを誰でも見ることができるようになります。プライバシーの面で不安が大きいだけでなく、自宅に営業のDMや電話が来るようになるのもあまり良いこととは言えません。
また、規約上自宅の住所での登記が不可能な場合もあります。バーチャルオフィスを登記住所にすれば、プライバシーを守りながら、問題なく起業ができます。
一等地の住所を利用できる
事業の拠点となる住所は、ビジネス上重要な意味を持っています。信用力のある住所を本社住所とすれば、クライアントに安心感を与え、信頼性を持たせることができるでしょう。
バーチャルオフィスを利用することで、コストを大幅にカットしながらも、その地域の一等地の住所を使用することができます。クライアントの獲得はもちろん、融資を受ける場合などにも一等地の住所は有利に働くことがあるのも魅力です。

デメリット

バーチャルオフィスを利用しての会社設立はメリットも多いですが、当然デメリットもあります。

業種によっては許認可の取得ができないことがある
バーチャルオフィスを利用しての会社設立で許可を得るのが難しいのは、
  • 人材派遣業
  • 職業紹介業
  • 廃棄物処理業
などです。人材派遣業は20平方メートル以上の事務所及びその賃貸借契約書の提出が必須です。また、職業紹介業は申請の際に実態のある事務所が必要ですし、廃棄物処理業は処理をする施設や能力が必要となります。
前述の通り、会社設立の際にはバーチャルオフィスを利用できる業種かどうか、司法書士などの専門家に相談することをおすすめします。
他の人と住所をシェアすることになる
「バーチャルオフィスとは」で解説した通り、バーチャルオフィスでは会社名以外の住所表記が全く同じ他の会社が存在することになります。よって、自社オフィスとしてクライアントへ説明する際など誤解が生じることもあります。
エントランス部分や受付に表札(社名プレート)を設置できる条件のバーチャルオフィスを探すのもよいでしょうが、仮想事務所であることには変わりがないので、来社の多い業種だとバーチャルオフィスを利用する意味がない場合も。自身の業態がバーチャルオフィスに向いているかどうか、よく考えてから利用するようにしましょう。
実際に仕事をするスペースがない
ここまで述べてきた通り、バーチャルオフィスは物理的な事務所ではなく、仮想の事務所です。そのため実際に仕事をするスペースはありません。作業場所の確保、場合によってはクライアントとの打ち合わせスペースや在庫商品の保管場所などは、自身で用意する必要があります。貸倉庫や貸会議室、カフェなど別途場所を借りる機会が多い場合は、かえって毎月のコストがかかってしまうこともあるので注意しましょう。

バーチャルオフィスで会社設立登記をする際の注意点

最後に、バーチャルオフィスを利用して会社設立登記をする際に注意すべき点について解説します。

法律を遵守しているか確認する

バーチャルオフィスを利用して法人登記をすることは、法律上全く問題ありません。しかし、中には詐欺や反社会的組織などの集団が利用しているバーチャルオフィスも存在するようです。
入会条件が書類提出のみ、契約前の審査が甘いようなバーチャルオフィスの場合、そういった問題が浮上し、設立した会社にも悪影響が及ぶこともあります。バーチャルオフィスを選ぶ際にはしっかりとリサーチし、責任を持って運営しているところを見極めるようにしましょう。

目的や事業内容に沿ったバーチャルオフィスを選ぶ

一言でバーチャルオフィスと言っても、住所や料金、サービス内容は様々です。バーチャルオフィスの主なサービスは「住所のレンタル」ですが、最近は「ワーキングスペースも欲しい」というニーズに応え、打ち合わせや会議ができるようなスペースを併設したところも出てきているようです。立地や料金ばかりにとらわれず、設備やサービスも含め自身の事業内容に合ったバーチャルオフィスを選択するようにしましょう。

銀行口座開設や融資に影響はある?

バーチャルオフィスで登記をしたことで、銀行口座開設や融資に不利になるということはありません。しかし、過去にバーチャルオフィスで登記した会社の銀行口座が犯罪で利用されたケースが多発したこともあり、そのバーチャルオフィスの住所で過去に犯罪があった場合などには、審査が厳しくなることもあるようです。
バーチャルオフィス契約前には法律を遵守していることに加え、過去の犯罪の有無など調べておくと安心です。

まとめ

会社設立登記は仮想の事務所、バーチャルオフィスでも問題なく行うことができます。口座開設や銀行融資などにも特に問題はありません。ですが、バーチャルオフィスを利用する際の注意点や、デメリットの内容等もしっかりと理解することが重要です。
メリットも多く、上手に活用すれば有効な選択肢のひとつであるバーチャルオフィスで、時間やお金のコストを抑えながらの起業を計画するのもよいかもしれません。